Archiwizacja dokumentów

Najwygodniejszym rozwiązaniem jest podział dokumentów na konkretne, proste do opisania grupy. Ułatwią to dostępne na zalepieni.pl akcesoria do archiwizacji.

Grupowanie dokumentów

Przy grupowaniu dokumentów należy też wziąć pod uwagę to, że z niektórych firmowych papierów korzysta się dość regularnie i potrzebny jest do nich szybki dostęp. Z kolei inne są przechowywane głównie na wypadek kontroli, więc można je schować głębiej. Dobór konkretnych akcesoriów do archiwizacji zależy od ilości papierów, które muszą zostać posegregowane. Znaczenie ma również rodzaj dokumentów oraz daty ich powstania.

Segregatory – niezbędne w każdym biurze

Usztywniane segregatory to podstawa każdego systemu biurowej archiwizacji danych. W naszym sklepie można zamówić segregatory z mocnej tektury. Wykończone są folią polipropylenową, ekologiczne, ze znakiem Zielony Punkt.

Posiadają solidną, metalową dźwignię z dociskaczem, która utrzymuje papiery na właściwym miejscu. Na grzbiecie segregatora znajduje się wzmocniony otwór na palec. Bez problemu można go wyciągnąć z półki.

Oferujemy segregatory w różnych kolorach. Usprawnia to ich grupowanie i późniejsze odszukiwanie. Segregatory można dowolnie opisywać, do czego służy obustronna, wymienna etykieta grzbietowa.

Tekturowe teczki

Mniejsze stosy papierów da się przechowywać w tekturowych teczkach. W sprzedaży posiadamy teczki z mocnego kartonu. Można na nich umieszczać napisy albo naklejać karteczki. Są wykończone zabezpieczającą gumką bądź wiązane na sznureczki.

Dodatkowym zabezpieczeniem dla dokumentów są duże, tekturowe pudła archiwizacyjne. Zmieści się w nich kilka segregatorów albo cała ich pojemność. Pudła da się łatwo oznakować zgodnie w firmowym systemem archiwizacji.

Na najpotrzebniejsze dokumenty, które muszą być pod ręką, dobre będą także transparentne szuflady z tworzywa. Ustawia się je na biurku. Dzięki odpowiednio wyprofilowanym krawędziom jest możliwość połączenia kilku szufladek w tymczasową szafkę.

Przezroczyste koszulki

W segregatorach można trzymać dokumenty dziurkowane. Metalowe zaciski są tak ustawione, by odpowiadać standardowej szerokości biurowych dziurkaczy. Innym sposobem na przechowywanie dokumentów w segregatorach są przezroczyste koszulki. Papier umieszczony w takiej koszulce jest mniej podatny na zniszczenie. Ponieważ to zabezpieczenie jest transparentne, dokumenty da się przeglądać bez wyjmowania ich z koszulek. W naszej ofercie są też koszulki z boczną klapką oraz koszulki poszerzane. Nadają się na dużą ilość kartek, katalogi lub dokumenty o formacie większym niż A4.

W biurze przydatne są jeszcze transparentne z obu stron ofertówki. Od koszulek różnią się one tym, że są zgrzewane w kształt „L”. Dzięki temu można wygodniej przeglądać dokumenty znajdujące się w środku. Ofertówka jest z twardszej folii i nadaje się do wielokrotnego użytku. Wszystkie dostępne w naszym sklepie koszulki są wykonane z wytrzymałej folii, która nie niszczy się mimo intensywnego użytkowania.

Praktyczne zaciski

Jak przechowywać dokumenty bez ich dziurkowania bądź zszywania? Idealnym rozwiązaniem są plastikowe zaciski, zdolne spiąć razem nawet kilkadziesiąt arkuszy papieru. Nasza oferta dotyczy grzbietów zaciskowych z mocnego tworzywa. Dobrze trzymają papiery razem i nie niszczą ich krawędzi. Na długość odpowiadają formatowi A4. W zależności od typu łączą od 30 do 80 kartek biurowych. Zacisk bez trudu da się zdjąć i ponownie założyć. Wsuwanie dokumentów ułatwia zaokrąglona końcówka grzbietu.

Polecanym gadżetem są także clipboardy. Służą one nie tylko do segregowania, ale i prac biurowych. Podkładka ma klips do spinania papierów i jest twarda. Można na niej pisać nawet bez dostępu do biurka. Nasz asortyment obejmuje clipboardy w czterech kolorach. Mają tekturowe usztywnienie, występują w rozmiarach A4 i A5. Posiadamy również modele składane, z dodatkową kieszonką i miejscem na długopis.

Jak przechowywać dokumenty w domu?

Jakie rodzaje dokumentów przechowujemy w domu?

Domowe archiwum to między innymi:

• umowy o pracę,
• rozliczenia podatkowe,
• dokumentacja medyczna,
• umowy z dostawcami różnych mediów,
• rachunki,
• dokumenty mieszkaniowe,
• wyciągi z banku.

Powinno się je starannie przechowywać tak samo, jak dokumenty w firmie. Pomoże to w przyszłości uniknąć sporego zamieszania i wielogodzinnego poszukiwania niezbędnych papierów.

Znowu bardzo przydatne okazują się biurowe segregatory. Najlepsze będą te w formacie A4. Pomieszczą standardowe kartki, na jakich zwykle drukowane są umowy czy rozliczenia. Mniejsze dokumenty też można schować w takim segregatorze, wystarczy włożyć je do koszulek. Segregator można włożyć do pudełka archiwizacyjnego, co jeszcze lepiej zabezpieczy papiery przed kurzem. Poza tym takie pudło da się ustawić także na dłuższym boku albo na płasko.

Jeśli w domu brakuje miejsca na segregatory albo dokumentów nie ma aż tak wiele, wygodną opcją będą tekturowe teczki oraz plastikowe skoroszyty. Można je zamówić w naszym sklepie internetowym. Teczki są w rozmiarze A4. Mają trzy wewnętrzne klapki, które chronią papiery przed wypadaniem, i do tego jeszcze zapięcie. Na tekturowej teczce można zamieścić dowolny napis. Większy plik dokumentów pomieści teczka skrzydłowa, zamykana na rzepy, dostępna w kilkunastu różnych kolorach. Plastikowe skoroszyty, kiedy się już uzbiera ich więcej, można włożyć do jednego segregatora. Każdy skoroszyt ma z boku listwę z wycięciami.

Są jeszcze teczki kopertowe na zatrzask, przydatne zwłaszcza w sytuacji, gdy chcemy szybko zidentyfikować zawartość. Teczki tego typu są świetnym sposobem na przechowywanie luźnych notatek, małych karteczek, paragonów, czy ważnych rachunków.

. . .

Każdy z nas dobrze wie jak bardzo potrzebny jest porządek w dokumentach. Odpowiednia archiwizacja pozwala szybko znaleźć potrzebne nam dokumenty.

W naszym sklepie znajdziesz wiele funkcjonalnych produktów, które pomogą w porządkowaniu ważnych dokumentów. W naszej ofercie znajdziesz m. in. koszulki, obwoluty, teczki chroniące ważne materiały przed zabrudzeniami czy też uszkodzeniami, segregatory w różnych kolorach czy też pudła archiwizacyjne.