Akta osobowe

Jakie dane znajdują się w aktach osobowych?

Pracodawca ma obowiązek odpowiednio przechowywać dane zatrudnionych u siebie pracowników.

Prowadzenie akt osobowych regulują przepisy Kodeksu pracy, rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz ustawy o emeryturach i rentach. Firma, która tego obowiązku nie przestrzega, musi się liczyć z odpowiedzialnością karną.

W aktach znajdują się między innymi:

• dokumenty związane z ubieganiem się o pracę,
• dokumentacja medyczna obejmująca kontrolne i okresowe badania lekarskie,
• umowa o pracę oraz dokumenty potwierdzające przebieg zatrudnienia,
• aneks określający zakres obowiązków,
• certyfikaty i świadectwa szkoleń,
• dodatkowe dokumenty, jeśli praca jest wykonywana w szczególnych warunkach.

Akta osobowe powinny także zawierać zgodę pracownika na przetwarzanie jego danych oraz potwierdzenia, że zapoznał się on z regulaminem miejsca pracy. Także z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, obowiązkiem dochowywania tajemnicy służbowej, jeśli wynika to z charakteru wykonywanej pracy.

Dodatkowo w aktach osobowych umieszcza się jeszcze potwierdzenie o przekazaniu pracownikowi informacji odnośnie do warunków zatrudnienia, zakresie firmowego monitoringu oraz ryzyku zawodowym.

Jak przechowywać dane osobowe?

W wielu firmach akta osobowe mają formę papierową, wymagają więc właściwych warunków do ich przechowywania.

Chodzi nie tylko o to, by dokumenty nie uległy zniszczeniu, ale też by nie miał do nich dostępu nikt niepowołany – regulują to przepisy RODO. Wgląd w akta pracowników mają tylko osoby uprawnione. Natomiast gdy kończy się obowiązkowy okres ich przechowywania, dokumenty muszą zostać zniszczone, tak by nie udało się ich ponownie odtworzyć.

Kwestia przechowywania akt osobowych łączy się też z zagadnieniem archiwizacji dokumentów.

Z reguły akta są przechowywane w jednym pomieszczeniu, a w ich segregowaniu pomagają praktyczne akcesoria biurowe, do zamówienia w naszym sklepie internetowym.

Segregatory do akt osobowych

Najpopularniejszą formą przechowywania dokumentów pracowniczych są segregatory. Zmieści się w nich nawet duży stos dokumentów.

Teczki i skoroszyty do akt osobowych

Segregatory są bardzo przydatne, ale zajmują sporo miejsca. Na mniejszą ilość dokumentów odpowiednie będą plastikowe skoroszyty oraz teczki. Dostępne u nas skoroszyty są wykonane w wytrzymałej folii PVC, dzięki czemu dobrze znoszą wieloletnie użytkowanie. W środku znajdują się potrzebne wkłady A, B, C i D, a całość jest przytrzymywana metalowym klipsem. Na grzbiecie skoroszyt ma wymienny, papierowy pasek do opisu akt osobowych oraz wycięcia, dzięki którym skoroszyt można wpiąć do dowolnego segregatora A4.

Alternatywą dla skoroszytów są teczki na akta osobowe. Oferujemy teczki w modelu Michalczyk, w czterech kolorach, co ułatwia segregację danych. Teczki są bindowane, z wkładami A, B, C i D, niezbędnymi do tego, by utrzymać w papierach należyty porządek. Teczka ma lakierowaną powierzchnię. Można na niej umieścić naklejkę z opisem.

Zamawiając akcesoria biurowe u nas można mieć pewność, że akta osobowe będą przechowywane w wymagany sposób, i w razie kontroli nie będzie trudności z przedstawieniem potrzebnych dokumentów.

. . .

Dobrze wiemy jak ważny jest porządek w papierach tym bardziej jeżeli chodzi o dane pracowników.

W naszym sklepie nabędziesz kilka wersji akt osobowych, które dostosujesz do swoich potrzeb archiwizacyjnych.